Gestione del personale di segreteria

Il cuore organizzativo dello studio medico

Bologna – 7-8 Giugno 2025 – dalle  9.00 alle 18.00

Docente: Dott.ssa Barbara Capellini – Poliambulatorio Kimeya

Obiettivi del corso:

• Scoprire come ottimizzare la gestione del personale di segreteria per uno studio medico di successo.
• Approfondire le normative e apprendere strategie pratiche per la selezione e organizzazione del lavoro.
• Potenziare la collaborazione tra datore di lavoro e personale attraverso una migliore comprensione di diritti e doveri reciproci.
• Capire come strutturare le mansioni quotidiane in procedure chiare ed efficienti, creando una base solida per il controllo e la gestione dello studio medico.
• Approfondire le procedure essenziali per una gestione efficace della segreteria in ambito medico.
• Strutturare le mansioni quotidiane per migliorare efficienza e organizzazione.
• Garantire standard elevati di servizio, sicurezza e igiene.

7 Giugno: La gestione del personale di segreteria di uno studio medico 

9-10- Costo e/o Valore della Segreteria

• Valore o costo ? Quando è necessario pensare ad una segretaria/assistente?
• Quali sono i fattori decisivi? volumi d’affari, numero di pazienti.
• Servizio in sede o in appalto: vantaggi e svantaggi di ciascuna soluzione.

Case study: identificazione delle esigenze specifiche di uno studio medico.

10-11: Organizzazione di un team di segreteria

• Quando è necessario un team di almeno due segretarie?
  • Analisi del fabbisogno orario in base al numero di addetti presenti.
  • Gestione dei turni, ferie e permessi.
• Strumenti per la pianificazione:
  • Creazione di un piano lavoro.
  • Monitoraggio della copertura oraria e del fabbisogno.

Workshop: esercitazione pratica sulla pianificazione dei turni.

11:00 – 11:30: coffee break

11:30-12:30: Aspetti normativi: CCNL di riferimento

• Diritti e doveri del personale dipendente:
  • Contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) applicabili al settore.
  • Norme su orari di lavoro, straordinari e ferie.
• Diritti e doveri del datore di lavoro:
  • Obblighi contrattuali e gestione delle controversie.

Simulazione: analisi di casi concreti di controversie lavorative e loro gestione.

12:30 – 13:30: Selezione del personale di segreteria

• Dall’annuncio ai canali di divulgazione:
  • Come scrivere un annuncio efficace.
  • Piattaforme di reclutamento online e offline.
• Errori comuni nella selezione del personale:
  • Valutazioni errate e pregiudizi.
  • Strumenti di valutazione e colloqui strutturati.

Simulazione: redazione di un annuncio e conduzione di un colloquio.

13:30 – 14:30 – Pausa Pranzo

14:30 – 16:00: Le mansioni della segreteria

• Mansioni principali e competenze richieste
• Processo di inserimento e formazione
• Gerarchia e responsabilità

16:00 – 16:30: coffee break

16:30 – 18:00 – Procedure di segreteria: dalla formazione al controllo e misurazione

Introduzione alle procedure più importanti e ai metodi di tracciabilità.

• Procedura paziente
• Procedura amministrazione
• Procedura magazzino e scorte materiali
• Procedure professionisti e ambulatori
• Procedura Pulizia e Igiene

8 Giugno

(Lezione aperta anche al personale già inserito nello studio medico)

9-10:00: Procedura Paziente

• Gestione del primo contatto- comunicazione e FAQ
• Registrazione e gestione dei dati personali: la normativa di riferimento GDPR.
• Comunicazione con il paziente
• Gestione dei reclami e del feedback dei pazienti.

10:00-12:30 Procedura Amministrazione

• Contabilità e fatturazione: entrate/uscite e prima nota giornaliera.
• Gestione della documentazione sanitaria e fiscale
• Comunicazione con enti esterni e consulenti

Strumento pratico: il file di gestione di cassa e mappatura delle entrate/uscite

12:30 – 13:30: Procedura Magazzino e Scorte Materiali

• Monitoraggio delle scorte: Creazione di un inventario e gestione dei materiali essenziali e scorte di sicurezza.
• Procedure di approvvigionamento
• Gestione delle emergenze

Strumento pratico: Creazione di un modello di inventario.

13:30 – 14:30 – Pausa Pranzo

14:30 – 16:30: Procedure Professionisti e Ambulatori 

• Coordinamento delle agende dei professionisti:
• Preparazione degli ambulatori:
  • Gestione del materiale necessario per le diverse attività cliniche.
  • Verifica delle attrezzature.
• Supporto operativo durante le attività ambulatoriali.

16:30 – 18:00: Procedura Pulizia e Igiene 

• Normative e protocolli igienico-sanitari.
• Gestione del personale addetto alle pulizie.
• Monitoraggio della qualità.

Dettagli del Corso

Sede del corso: Bologna

location in via di definizione

A chi è rivolto:

Medici e personale sanitario, dentisti, veterinari, biologi, dietisti, nutrizionisti,  psicologi

Costo del corso:

600,00 euro + iva (=732,00 euro)

Il costo comprende:

• slides
• attestato di partecipazione

NUMERO MINIMO DI PARTECIPANTI: 15

RELATORE

Dott.ssa Barbara Capellini
Imprenditrice e Consulente in Ambito Sanitario

Con oltre 20 anni di esperienza nella gestione di poliambulatori privati, la d.ssa Capellini è il fondatore e promotore del Poliambulatorio Kimeya, una realtà in continua crescita in Romagna. Si dedica attivamente a ispirare e supportare medici e imprenditori nella progettazione e nello sviluppo di strutture sanitarie di qualità, condividendo le best practice e valorizzando le competenze collettive.

Competenze principali:

-Ideazione di servizi sanitari integrati e complessi: Progetta soluzioni innovative per strutture sanitarie con focus su eccellenza e benessere.
-Consulenza personalizzata: Supporta professionisti della sanità nello sviluppo di carriere libero-professionali.
-Progettazione multidisciplinare: Coordina la realizzazione di progetti socio-sanitari privati per soddisfare esigenze diversificate.
-Gestione risorse umane: Esperta nella selezione e nella valorizzazione del capitale umano in ambito sanitario.
Visione e Valori: Crede fermamente nella qualità accessibile, nella condivisione delle best practice e nel valore dell’unione delle competenze. Attivamente impegnata nel sostegno a fondazioni benefiche locali, promuove meritocrazia, libertà di scelta e un modello sanitario privato orientato alla salute e al benessere globale.

Un esempio concreto di come esperienza e passione possano trasformarsi in valore aggiunto per il territorio e per la comunità.

Condizioni generali di Vendita

Perfezionamento dell’Iscrizione per garantire disponibilità del posto:
L’iscrizione si intende perfezionata SOLO al ricevimento del pagamento contestualmente alla richiesta di partecipazione all’Evento con la compilazione di tutti i dati obbligatori richiesti.
Essendo gli eventi a numero chiuso, vige il criterio dell’ordine di arrivo delle iscrizioni.
In caso di pagamento dell’iscrizione pervenuto oltre il raggiungimento del numero massimo di partecipanti, 360GradiEventi si riserva la facoltà di annullare l’iscrizione, previo rimborso di quanto eventualmente versato.

Recesso:
Il recesso con rimborso è possibile solo a fronte di comunicazione scritta da inviare almeno 15 giorni prima dell’inizio dell’evento. Qualora la comunicazione di recesso pervenga oltre il limite indicato, verrà trattenuta la quota di euro 50,00 come spese di segreteria, fatta salva la possibilità del Partecipante di utilizzare la quota per iscriversi ad un’altra edizione o ad altro corso di pari importo.
In caso di mancata presenza al corso senza preavviso, la quota pagata non sarà rimborsabile per nessun motivo.

Cancellazione/rinvio dell’Evento; modifica del programma:
Nel caso in cui l’evento non fosse attivato per mancato raggiungimento del numero minimo di partecipanti previsto, la responsabilità di 360GradiEventi rimane limitata al rimborso della quota di partecipazione già pervenuta, oppure si potrà scegliere di utilizzare tale quota per l’iscrizione a un nuovo corso in calendario.
360GradiEventi si riserva inoltre il diritto di apportare, senza addebito di responsabilità, modifiche alle date dell’Evento nonché al Programma Didattico, qualora ciò si rendesse necessario per cause di forza maggiore.

Materiale didattico, Proprietà intellettuale e riservatezza:
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